Tôi từng nghĩ rằng chỉ cần làm việc chăm chỉ, mọi thứ trong doanh nghiệp sẽ tự ổn. Nhưng rồi có những ngày tôi kiệt sức, ngập trong hàng tá công việc nhỏ nhặt – từ trả lời khách hàng, kiểm tra đơn hàng, đến chỉnh sửa nội dung quảng cáo lúc nửa đêm. Tôi tự hỏi: “Nếu mình dừng lại một ngày, mọi thứ sẽ ra sao?” Câu trả lời làm tôi giật mình: doanh nghiệp sẽ rối loạn, hoặc tệ hơn, ngừng hoạt động. Lúc đó, tôi nhận ra mình không chỉ đang làm việc trong doanh nghiệp, mà còn bị mắc kẹt trong nó. Muốn doanh nghiệp phát triển bền vững, tôi phải học cách làm việc trên doanh nghiệp, xây dựng một hệ thống để mọi thứ vận hành trơn tru mà không cần tôi can thiệp liên tục.
Theo McKinsey, 70% doanh nghiệp nhỏ thất bại trong 10 năm đầu vì thiếu hệ thống vận hành hiệu quả. Nếu bạn cứ mãi loay hoay với công việc hàng ngày mà không xây dựng một cỗ máy tự vận hành, doanh nghiệp của bạn sẽ khó lòng trụ vững, chứ đừng nói đến mở rộng. Hệ thống hóa không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, mà còn là cách để doanh nghiệp hoạt động độc lập, giảm rủi ro và sẵn sàng cho tăng trưởng.
Vậy làm sao để xây dựng một hệ thống như thế? Đầu tiên, hãy ngừng phụ thuộc vào con người, kể cả chính bạn. Tôi từng gặp rắc rối khi một nhân viên chủ chốt nghỉ việc, kéo theo cả mớ hỗn độn vì không ai biết chính xác họ đã làm gì. Giải pháp là chuẩn hóa quy trình thành SOPs (quy trình vận hành chuẩn). Ví dụ, tôi ghi lại từng bước xử lý đơn hàng – từ nhận yêu cầu, kiểm kho, đến giao hàng – thành một tài liệu rõ ràng. Nhờ đó, bất kỳ ai cũng có thể tiếp quản mà không cần tôi hướng dẫn từ đầu. SOPs không chỉ giúp công việc trơn tru, mà còn tiết kiệm thời gian đào tạo nhân sự mới, để tôi có thể tập trung vào những việc lớn hơn, như tìm đối tác hay mở rộng thị trường.
Tiếp theo, công nghệ là người bạn không thể thiếu. Một nghiên cứu từ Deloitte chỉ ra rằng các doanh nghiệp ứng dụng tự động hóa có thể tăng năng suất đến 40% và giảm 30% chi phí vận hành. Tôi bắt đầu với những công cụ đơn giản: Trello để giao việc và theo dõi tiến độ, ManyChat để tự động trả lời khách hàng, và KiotViet để quản lý kho. Trước đây, tôi mất hàng giờ nhập tay đơn hàng vào Excel, nhưng giờ hệ thống tự động cập nhật mọi thứ, từ đơn hàng trên website đến tồn kho. Những công cụ này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn giảm sai sót, để tôi yên tâm rằng doanh nghiệp vẫn chạy tốt ngay cả khi tôi không có mặt.
Nhưng hệ thống hóa không phải lúc nào cũng dễ dàng, vì có những hiểu lầm cản trở. Nhiều người nghĩ hệ thống hóa chỉ dành cho doanh nghiệp lớn. Không đúng. Ngay cả khi bạn chỉ có một cửa hàng nhỏ, việc viết ra quy trình bán hàng hay chăm sóc khách hàng đã là một bước hệ thống hóa. Một hiểu lầm khác là hệ thống hóa làm mất đi sự linh hoạt. Thực tế, một hệ thống tốt giúp bạn dễ dàng điều chỉnh khi thị trường thay đổi, vì mọi thứ đã được chuẩn hóa thay vì xử lý rời rạc. Và đừng lo về chi phí – có rất nhiều công cụ miễn phí hoặc giá rẻ như Trello, Google Sheets, hay Canva để bạn bắt đầu mà không cần đầu tư lớn.
Quan trọng hơn cả, hệ thống hóa cần đi đôi với một triết lý – lý do bạn xây dựng doanh nghiệp này. Với tôi, đó là mong muốn giúp khách hàng giải quyết vấn đề nhanh hơn, tốt hơn, mà không cần phụ thuộc vào bất kỳ cá nhân nào. Triết lý này định hướng mọi quy trình tôi xây, từ cách trả lời khách hàng đến cách đội ngũ làm việc. Nó giống như một cái trục, giữ mọi thứ xoay quanh mà không rối. Ví dụ, khi tôi xây dựng một chatbot tự động, tôi không chỉ muốn tiết kiệm thời gian, mà còn muốn khách hàng cảm nhận được sự chuyên nghiệp và nhất quán, dù họ liên hệ vào bất kỳ lúc nào.
Hành động ngay hôm nay không cần phải phức tạp. Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê những công việc bạn làm lặp lại mỗi ngày – như trả lời email khách hàng, kiểm kho, hay chạy quảng cáo. Viết chúng thành SOPs, dù chỉ là vài dòng trên Google Docs. Thử một công cụ như Trello để giao việc cho đội ngũ, hoặc dùng một chatbot đơn giản để tự động trả lời các câu hỏi phổ biến. Mỗi tuần, dành 30 phút kiểm tra và cải thiện quy trình. Khi tôi bắt đầu làm những việc này, tôi nhận ra mình không chỉ tiết kiệm thời gian, mà còn tạo ra một doanh nghiệp có thể tự đứng vững.
Hãy tưởng tượng một ngày bạn có thể đi nghỉ mà không lo doanh nghiệp rối loạn. Đó là sức mạnh của tư duy hệ thống. Bạn không cần làm mọi thứ thật hoành tráng ngay từ đầu, chỉ cần bắt đầu từ những bước nhỏ, nhưng luôn nghĩ lớn. Hệ thống không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, mà còn cho bạn tự do để mơ lớn hơn, xây dựng một thứ trường tồn, và tạo ra giá trị vượt xa chính bạn.